• 10 Tips für dein Zeitmanagement als Virtuelle Assistenz

    Wie du deine Zeit produktiv nutzt

     

    Das Thema Zeitmanagement ist in aller Munde. Ich will dir gerne 10 Tips für dein Zeitmanagement als Virtuelle Assistenz mitgeben. Wir sind auf der Suche nach mehr Zeit. Mehr Zeit für unsere beruflichen Vorhaben, mehr Zeit für unsere Freunde, Raum für Zeit mir sich selbst und der Familie. Der Tag hat 24 Stunden und das hat er für jeden von uns. Es kommt darauf an, was wir aus diesen Stunden machen.

    "Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir nicht haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen." Lucius Annaeus Seneca

    Tip #1 Schreibe deine To-Do-Liste am Abend vorher

    Schreibe dir am  Abend die To-Do-List für den nächsten Tag. So überlegst du schon einmal im Vorhinein, welche Dinge erledigt und welche Schritte als nächstes gegangen werden müssen. Damit sind die Aufgaben aus dem Kopf und du kannst beruhigt schlafen gehen, wissentlich, dass du ihnen am nächsten Tag Beachtung schenkst. Ob du deine To-Dos nun herkömmlich mit Stift und Papier festhältst oder zu einer digitalen Möglichkeit wie Todoist oder Wunderlist greifst, bleibt dir ganz überlassen. Probiere doch am Besten unterschiedliche Wege aus und entscheide dich für den, der für dich gut funktioniert.

    Tip #2 Eat that frog! Packe erst die großen Aufgaben an

    Zu Beginn eines Arbeitstages stehst du oft vor vielen Aufgaben. Packe zunächst diejenigen an, die dich am meisten fordern. Warum? Es gibt zwei wichtige Gründe dafür:

    1. Erledigst du die großen und schwierigen Aufgaben zuerst, so kannst du danach entspannt die kleineren angehen. Verwende also zunächst die frische Energie vom Tage auf die komplizierteren Dinge, denn die kleineren Aufgaben fallen dir sowieso viel leichter.
    2. Bedenke auch, dass dein Entscheidungskonto am Morgen noch vollständig gefüllt ist. So kannst du wichtige Entscheidungen besser und gewissenhafter morgens treffen. Hast du hingegen schon viele Dinge am Tag entscheiden müssen, und das können auch solche des Privatlebens sein, so fällt es dir viel, viel schwerer, die großen Entscheidungen im Beruf zu treffen.

    Tip #3 Bündele Aufgaben

    Schaffe dir Klarheit, indem du deine Aufgaben gruppierst. Überlege, welche Aufgaben du in einem Abwasch erledigen kannst. Fokussiere dich dabei dann in der Durchführung zunächst auf eine Aufgabengruppe und gehe dann zur nächsten über. Wenn du im Gegenteil von einer Aufgabe zu einer ganz anderen fremden wechselst, kostet es dich viel Energie und Zeit. Gestalte smart!

    Tip #4 Schaffe feste Arbeitszeiten und regelmäßige Pausen

    Gerade wenn du selbstständig arbeitest ist es wichtig, dennoch feste Arbeitszeiten und Pausen zu planen. Ganz wichtig: Halte dich daran! Schließlich hast du dir bei einer Zeitplanung ausgiebig Gedanken gemacht. Genauso wie für die Zeiten, in denen gearbeitet wird, schaffst du dir Pausenzeiten. Genieße sie, stelle dir einen Timer, damit du pünktlich wieder an der Arbeit sitzt.

    Tip #5 Setze dir Ziele und Prioritäten

    Mit deinem Ziel wird dir klar wo du hinwillst. Damit begibst du dich auf den Weg. Wenn sich unterwegs dein Ziel etwas ändern sollte, so macht das überhaupt nichts, denn du bist ja auf dem Weg. Ins Handeln kommen ist hier der wichtige Punkt.

    Um dein Ziel zu erreichen, brauchst du Prioritäten. Überlege: Was ist jetzt wirklich wichtig? Schreib es auf (vgl. Tipp #1) und beginne damit, deine To-Dos abzuarbeiten. Es ist herrlich, die Punkte nach und nach abhaken zu können. Ich arbeite bei mehreren Aufgabenfeldern hier auch sehr gerne mit dem Projektmanagementtool Trello.

    Tip #6 Halte deine Inbox leer und deinen PC aufgeräumt

    Das ist gar nicht so einfach und bedarf disziplinierter und regelmäßiger Aufräumarbeit. Einer riesigen stressigen Aufräumaktion pro Monat kannst du vorbeugen, indem du dir einen festen Tag in der Woche nimmst, zum Beispiel Freitag, um sowohl dein E-Mailfach als auch deinen PC aufräumst. Lösche E-Mails und Dateien, die du nicht mehr benötigst. Gruppiere wichtige E-Mails und gebe ihnen Labels. Erschaffe dir ein für dich funktionierendes System von Ordnern und Unterordnern auf deinem PC. Am Anfang kann dich die erste Aufräumaktion viel Zeit kosten, aber schon beim zweiten Mal verbringst du nur noch einige Mausklicks damit. Mein Tipp: Trage dir die kleine Aufräumaktion fest in deinen Kalender ein und halte diesen Termin ein!

    Tip #7 Die Multitaskinglüge – Mach eins nach dem anderen

    Multitasking – über dieses Thema gibt es viele Ansichten. Ich verfolge die Ansicht, dass es schlicht und ergreifend nicht möglich ist, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun und sie obendrein noch gewissenhaft und ordentlich zu erledigen. Behalte deswegen deinen Fokus immer auf einer Aufgabe und sei total im Moment. Ich weiß, dass fällt gar nicht so leicht, aber es gibt Wege und du wirst durch ein hohes Maß an Produktivität durch dieses optimale Zeitmanagement erreichen. Also, mach eins nach dem anderen! Es gibt für alles Zeit und denk daran: Zeit rennt nicht weg. Sie vergeht immer im gleichen Rhythmus und Tempo. Es kommt darauf an, wie produktiv wir sie füllen.

    Tip #8 Blende Ablenkung aus

    Ablenkung lauert überall. Deswegen musst du dich nicht in den Keller einschließen. Je nachdem, in welcher Aufgabe du gerade arbeitest, gibt es verschiedene Ablenkungen. Einige Dinge sollten zur effektiven Arbeitszeitnutzung beitragen:

    • Stelle dein Smartphone in den Flugmodus. So erhältst du keine Push-Benachrichtungen jedweder Apps und man erreicht dich telefonisch für einen Arbeitsabschnitt nicht. In einer deiner kleinen eingeplanten kleinen Pausen kannst du dein Smartphone mit dem Internet verbinden und erfährst, ob etwas Dringendes angefangen ist. Es ist selten der Fall, deshalb empfehle ich dir, es maximal einmal an einem Arbeitsvormittag zu tun – wenn überhaupt. Bei mir funktioniert es super, mein Smartphone im Flugmodus einfach hinter meinen Laptop zu legen. Aus den Augen aus dem Sinn. Das klappt wunderbar!
    • Mache deinem unmittelbaren Umfeld klar, dass du konzentriert arbeitest und nicht gestört werden möchtest. Gerade wenn du von zuhause aus arbeitest, ist es von großer Bedeutung, sich hier klar abzugrenzen.
    • Sollte es möglich sein, deine Aufgaben am PC auch ohne Internet zu erledigen, so schalte auch hier vorübergehend in den Flugmodus.
    • Thema Musik: Wenn Musik dich fokussierter arbeiten lässt, dann ist das klasse. Hier ist meine Playlist für besseren Fokus. Sollte dies nicht der Fall sein und du brauchst absolute Ruhe, so schalte sie aus und verwende ggf. Oropax. Durch sie bist du von den Umgebungsgeräuschen sehr gut abgeschirmt und kannst dich noch besser auf deine Arbeit konzentrieren.  Oder schalte dir auf www.noisli.com deine Lieblingshintergrundgeräusche ein.

    Tip #9 Verplane nur 60% deiner Zeit

    Wenn du deinen Arbeitstag planst, verplane nur 60% deiner Zeit. Es kommen immer unvorhergesehene Dinge, für die du spontan Zeit schaffen musst. Es kann auch sein, dass eine Aufgabe länger dauert als erwartet, oder du bist so sehr im Kreativitätsfluss, dass du dir etwas mehr Zeit schenken möchtest, um weiter an deiner Idee zu arbeiten. Zeit ist Luxus und deshalb solltest du dir hin und wieder diesen Luxus schenken! Am Ende des Tages bist du stolz auf dich, wenn du alle Dinge geschafft hast, die du dir vorgenommen hast. Das klappt mit einer Verplanung von etwas unter Zwei Dritteln deiner Zeit viel besser, als wenn dein Terminkalender von morgens bis abends vollkommen ausgebucht ist.

    Tip #10 Fokussiere dich auf deine Arbeit, nicht auf deine Zeit

    Zeitmanagement ist super, wenn es gescheit angewendet wird. Dabei solltest du nicht vergessen, dass es vor allem darauf ankommt, wie du deine Zeit füllst. Deshalb: Fokussiere dich auf deine Arbeit und nicht auf deine Zeit! Das mag erst einmal widersprüchlich klingen, denn hier geht es ja um Zeitmanagement, aber es geht eben vor allem darum, unsere Zeit mit etwas wirklich Wertvollem zu füllen. Und wenn du das verstanden hast, sorgst du für dich für eine glückliche und produktive Zeit.

    Ich hoffe, meine 10 Tips für dein Zeitmanagement als Virtuelle Assistenz helfen dir. Gib mir gerne Feedback und teile den Artikel, damit andere auch davon profitieren können.

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